Tobi’s Top 3 Automatisierungs-Hacks fürs Büro

Wenn im Büro etwas nicht funktioniert, gibt es zwei Möglichkeiten:

👉 Entweder es wird ignoriert…

👉 Oder Tobi hat es schon längst automatisiert.

Tobi ist der IT-Flüsterer des Teams. Er liebt Technik, smarte Workflows & alles, was Prozesse schneller macht. Sein Motto: „Wenn man es automatisieren kann, dann sollte man es automatisieren.“

Aber manchmal… ist die Lösung komplizierter als das Problem selbst. 😅

Deshalb hier: Drei smarte Automatisierungs-Hacks, die wirklich was bringen – ohne Technik-Frust.

1. Der „E-Mail-Stress-weg“-Hack

Problem: Jeden Tag fluten Mails dein Postfach – und du verlierst den Überblick.

Lösung: Automatische Mail-Filter & Sortierung einrichten.

So geht’s:

✅ Gmail / Outlook: Erstelle Filter → Wichtige Mails direkt in die „Priorität“-Kategorie, unwichtige in „Später lesen“.

✅ Auto-Antworten für Standardfragen einrichten → Spart täglich Minuten bis Stunden.

✅ Newsletter & Spam automatisch archivieren lassen → Nie wieder Chaos im Posteingang!

Warum das genial ist?

💡 Kein nerviges Suchen mehr – die wichtigen Mails sind sofort sichtbar.

💡 Tägliche E-Mail-Flut reduziert sich drastisch.

💡 Nie wieder Zeit mit Spam verschwenden.

EXTRA-HACK: Nutze KI-gestützte Mail-Zusammenfassungen in Outlook/Gmail, um lange Mails in Sekunden zu verstehen.

2. Der „Nie-wieder-einen-Termin-vergessen“-Hack

Problem: Meetings, Deadlines & Aufgaben – und du verlierst ständig den Überblick.

Lösung: Automatische Termin- & To-do-Synchronisation einrichten.

So geht’s:

✅ Outlook / Google Kalender → Verknüpfe ihn mit deiner To-do-App (z. B. Todoist, Notion, Microsoft To-Do).

✅ Nutze Kalender-Erinnerungen mit „Vorwarnzeit“ (z. B. 10 Minuten & 1 Stunde vorher).

✅ Automatische Tagesplanung mit KI (Google Assistant / Siri analysieren deinen Kalender & schlagen To-dos vor).

Warum das genial ist?

💡 Keine verpassten Meetings oder Aufgaben mehr.

💡 Dein Kalender & deine To-dos sind perfekt synchronisiert.

💡 Du weißt immer, was als Nächstes ansteht – ohne Chaos.

EXTRA-HACK: Nutze „Time Blocking“ im Kalender – reserviere dir feste Fokus-Zeiten, damit du nicht von Meetings überrollt wirst.

3. Der „Ich-muss-das-nicht-mehr-selber-machen“-Hack

Problem: Du machst täglich dieselben nervigen Aufgaben manuell.

Lösung: Nutze Automatisierungstools wie Zapier oder Make.

So geht’s:

✅ „Wenn X passiert, dann mach Y automatisch.“ (z. B. „Wenn eine neue E-Mail mit Rechnung kommt → Speichere sie automatisch in Google Drive.“)

✅ Beispiel-Workflows:

→ Erhalte Slack-/Teams-Benachrichtigung, wenn ein neuer Lead über die Website kommt.

→ Automatisiere Social-Media-Posts (Plane & veröffentliche, ohne manuell posten zu müssen).

→ Kopiere automatisch neue Kundendaten aus Mails in eine Excel-Tabelle.

Warum das genial ist?

💡 Spart dir täglich 30+ Minuten für unnötige Kleinigkeiten.

💡 Reduziert Routine-Aufgaben auf Autopilot.

💡 Lässt dich smarter & effizienter arbeiten – ohne extra Aufwand.

EXTRA-HACK: Teste „Shortcuts“ auf dem Smartphone → Ein Klick & dein Handy erledigt komplette Aufgaben für dich.

Fazit: Technik ist nur gut, wenn sie dir wirklich hilft

📌 Tobi liebt Automatisierung – aber manchmal übertreibt er’s.

📌 Bernd bleibt lieber bei Papier & Stift – aber das kostet ihn Zeit.

📌 Die Wahrheit? Ein Mittelweg ist perfekt: Smarte Automatisierung, die NERVIGE Aufgaben eliminiert – ohne extra Stress.

Teste einen der drei Automatisierungs-Hacks – und sag uns, was für dich am besten funktioniert!